一、
院内紧急通知。由办公室主任在
QQ
上发出通知（方法见第二部分），并和系部主任联系，由系部主任和系内教工依次联系（通过
QQ
、短信、微信或电话），保证通知到位。
二、
院内非紧急通知。由办公室主任发布在
QQ
群的公告栏中，避免重要通知被淹没在
QQ
聊天记录中。另外办公室主任还需要利用
QQ
群管理员的权限对群里每位教工发出通知（利用
@all
功能，每周只能发一次）。如每周多于一个通知，办公室主任利用
QQ
群讨论组功能（每个讨论组最多
50
人，自动化学院需建两个讨论组），给每位教工的
QQ
单独发出通知。确保通知在
QQ
群的公告栏有，又单独通知到每位教工。
三、
教工收到通知的反馈。每位教工收到通知后请马上给你所在的系部主任发出
QQ
消息，教务员、辅导员发出
QQ
消息给办公室主任，收到
XX
通知。如系部主任、办公室主任没有收到通知收到反馈消息，请和这部分教工联系，告知通知内容，确保通知到位。
四、
学院的教工必须开通
QQ
，并至少每天看一下自动化学院
QQ
群公告栏和学院发给每位教工的单独通知，并请及时反馈回复。
